Bienvenue dans l’arène des organisateurs de conventions de jeu de rôle ! Vous avez décidé de plonger dans l’aventure excitante de l’organisation d’une convention de jeu de rôle ? Parfait ! Ce guide est là pour vous aider à naviguer dans les eaux parfois tumultueuses de l’organisation, depuis la préparation initiale jusqu’à la publication de l’événement.
Préparez-vous à mettre en place une convention mémorable qui marquera les esprits de tous les participants.Table des matières
Préparation et planification de la convention de JDR
La première étape pour une convention réussie est la création d’un calendrier détaillé. Commencez par fixer la date et le lieu, ce qui influencera grandement la disponibilité des intervenants et des participants. Assurez-vous que votre calendrier inclut tous les grands jalons, des premiers contacts avec les intervenants à la promotion finale de l’événement. Spoiler, votre calendrier va être chamboulé, raccourci, précipité, changé, mais il est crucial d’avoir un cap pour arriver…
Liste des étapes clés à prévoir :
Choix de la date et du lieu :
- Recherche et sélection des lieux : Assurez-vous de trouver un lieu qui non seulement peut accueillir le nombre prévu de participants, mais qui est aussi thématique ou adapté à l’ambiance des jeux de rôle.
- Finalisation de la réservation : Confirmez votre réservation et gardez une copie de tous les accords ou contrats signés.
Planification préliminaire (12 à 18 mois avant) :
- Établissement des objectifs de la convention : Quels types d’événements voulez-vous inclure (ateliers, tables rondes, jeux, expo) ? Quelle est votre audience cible ?
- Budget initial : Déterminez votre budget global, en incluant les coûts de location, de personnel (beaucoups carburent avec du bénévolat…), de marketing, et autres dépenses prévues.
Recrutement de l’équipe (9 à 12 mois avant) :
- Formation des équipes : Définissez les rôles et les responsabilités de chacun, formez votre équipe aux outils et procédures de l’événement.
- Planification des réunions régulières : Mettez en place un calendrier de réunions pour suivre les progrès et ajuster les plans si nécessaire.
Communication avec les intervenants (6 à 9 mois avant) :
- Invitations aux intervenants et confirmations : Envoyez des invitations officielles et suivez les confirmations.
- Coordination avec les fournisseurs : Sélectionnez et confirmez les fournisseurs pour la nourriture, l’équipement, la décoration, etc.
Marketing et promotion (6 mois avant) :
- Lancement de la campagne de promotion : Commencez par les annonces sur les réseaux sociaux, les communiqués de presse, et les newsletters.
- Mise à jour du site web de l’événement : Assurez-vous que toutes les informations sont à jour et facilement accessibles.
Logistique finale (3 mois avant) :
- Plan détaillé de l’événement : Créez un horaire détaillé de toutes les activités, y compris les temps de pause et les changements de salle.
- Confirmation finale avec tous les partenaires : Assurez-vous que tous les intervenants, fournisseurs et volontaires sont confirmés et informés de leur rôle.
Révision et ajustements (1 mois avant) :
- Dernière vérification : Faites une dernière revue de tous les aspects de l’événement pour vous assurer que rien n’a été oublié.
- Réunion avec l’équipe : Une réunion finale pour s’assurer que toute l’équipe est sur la même page et prête pour l’événement.
Jour J :
- Mise en place tôt le matin : Arrivez tôt pour superviser la mise en place des différents espaces.
- Gestion en temps réel : Soyez prêt à gérer les imprévus et à ajuster le planning au besoin.
Débriefing post-événement (1 semaine après) :
- Collecte de feedback : Recueillez les retours des participants, des intervenants et de l’équipe pour évaluer les succès et les points à améliorer.
- Rapport final et clôture du budget : Préparez un rapport final de l’événement et clôturez les comptes.
Recruter et gérer une équipe de passionnés !
Aucun capitaine ne peut naviguer seul, surtout dans les vastes mers d’une convention de jeu de rôle. Pour recruter votre équipage, misez sur des aventuriers dotés d’une solide expérience dans l’art des événements, des talents en communication, et bien sûr, un amour inconditionnel pour les jeux de rôle. Cherchez des volontaires dans des lieux où les dés et les manuels de jeu abondent : forums en ligne, clubs universitaires, et groupes de jeu locaux.
Préparer l’équipe à braver la tempête : Une fois votre bande de joyeux compagnons rassemblée, il est temps de les préparer au voyage. Partagez une carte au trésor — ou un manuel de l’organisateur — détaillant chaque aspect de la convention, des quêtes principales (événements majeurs) aux side quests (tâches plus petites mais cruciales). Assurez-vous que chacun connaît ses responsabilités comme le fond de sa poche de manteau de mage.
Naviguer à travers le stress et les imprévus : Rire face à l’adversité est une compétence précieuse pour votre équipage. Instaurez un esprit d’équipe où l’on célèbre les réussites (et où l’on apprend de ses erreurs avec humour). Pour garder le moral, rien de tel que des sessions régulières où chacun peut exprimer ses idées ou ses préoccupations, et pourquoi pas, quelques jeux ou activités ludiques pour souder le groupe.
Célébrer les héros de l’ombre: Finalement, n’oubliez pas de célébrer vos héros de l’ombre. Un mot de remerciement, une soirée de clôture festive, ou même un titre honorifique amusant pour chaque rôle (Gardien des Gobelets, Chevalier de la Logistique…) peuvent faire des merveilles pour la motivation.
Maîtrise du stress et gestion des imprévus
Gérer le stress et les imprévus avec le sourire est un art, surtout dans le monde animé des conventions de jeu de rôle. Pour que votre équipe soit prête à affronter ces défis tout en gardant bonne humeur, voici quelques stratégies adaptées à l’esprit ludique et associatif de votre événement :
Créer un environnement de soutien : Encouragez une atmosphère où chacun se sent soutenu et écouté. Instaurez des moments où les membres de l’équipe peuvent partager ouvertement leurs expériences et sentiments sans crainte de jugement.
Réunions informelles et régulières : Tenez des réunions informelles pour discuter des progrès de l’organisation et aborder les petits soucis avant qu’ils ne deviennent de gros problèmes. Rien de tel que des rôlistes au café en terrasse pour voir les heures filée par une belle après midi…
Plans d’urgence simplifiés : Préparez des réponses simples et claires pour les imprévus les plus probables. Par exemple, si un intervenant ne peut finalement pas venir, ayez une liste de remplacements potentiels ou d’activités de substitution prêtes à être lancées. Avoir un “plan B” ludique, comme une session de jeu de rôle impromptue ou une table ronde de discussion, peut transformer un imprévu en un moment mémorable.
Zones de pause et de relaxation : Pendant la convention aménagez des petits havres de paix où votre équipe peut se ressourcer. Ce pourrait être un coin tranquille avec des coussins et des snacks, ou même un espace jeu où les membres de l’équipe peuvent se détendre. Ça aide à se déconnecter brièvement de la pression de l’événement, une petite bulle de tranquillité évite des tensions naturelles dans ce genre d’évênement.
Collaboration avec les maisons d'édition et les auteurs de jeu de rôle
Pour donner vie à votre convention de jeu de rôle et la rendre inoubliable, la collaboration avec des éditeurs et des auteurs est capitale.
Une liste d’actions concrètes pour établir et maximiser ces collaborations :
Identifier les éditeurs et auteurs clés :
- Dressez une liste des éditeurs de jeux de rôle et des auteurs, illustrateurs locaux et nationaux qui pourraient enrichir votre convention.
- Priorisez les créateurs locaux pour renforcer l’ancrage régional de l’événement et faciliter les soutiens institutionnels.
Prendre contact bien à l’avance :
- Envoyez des invitations personnalisées aux éditeurs et auteurs sélectionnés plusieurs mois avant la convention.
- Expliquez clairement le concept de votre événement et ce que leur participation apporterait.
Proposer diverses formes de participation :
- Tables de démonstration pour tester de nouveaux jeux ou prototypes.
- Stands de vente pour que les éditeurs puissent vendre leurs dernières créations.
- Séances de dédicace pour permettre aux fans de rencontrer leurs auteurs et illustrateurs favoris.
- Donations de lots pour les concours ou tirages au sort durant la convention.
Organiser des tables rondes et des présentations exclusives :
- Planifiez des discussions sur des sujets d’intérêt actuel dans l’univers des jeux de rôle, animées par des auteurs ou des créateurs.
- Proposez des présentations exclusives où les créateurs peuvent dévoiler leurs nouveaux projets ou discuter de leur processus créatif.
Discuter et convenir des modalités pratiques :
- Négociez et fixez les détails concernant les frais de déplacement, d’hébergement et d’autres dépenses éventuelles. Pour les gros éditeurs, les ventes peuvent assumer une partie du déplacement. Pour ceux petits ou de taille intermédiaire c’est un espace de visibilité et de promotion voir d’expérimentation et des hébergements chez l’habitant peuvent être un gros plus (ils ne rentreront que très rarement dans leurs frais).
- Mettez en place des accords clairs sur ce que chaque partie apporte (peuvent-ils vendre dans le cadre de la convention par exemple ?) et reçoit pour éviter tout malentendu.
Mettre en avant les participants :
- Utilisez vos plateformes de communication pour annoncer et mettre en valeur la présence des éditeurs et auteurs.
- Prévoyez des espaces dédiés dans votre programmation pour leur donner une visibilité maximale.
Assurer le suivi post-événement :
- Envoyez des remerciements personnalisés après la convention, accompagnés d’un résumé des moments forts où ils ont contribué.
- Demandez des retours sur leur expérience pour améliorer les futures collaborations.
Logistique sur place pour une convention de jeu de rôle réussie
La réussite d’une convention de jeu de rôle repose fortement sur une logistique bien huilée le jour J. Voici les éléments essentiels à considérer pour assurer que tout se passe sans accroc :
Restauration :
- Assurez-vous de proposer une variété d’options alimentaires pour satisfaire les différents régimes et préférences. Snack, sandwich, café, crêpe, hot-dog, cookie,…
- Mettez en place des points de restauration accessibles et bien répartis pour éviter les longues files d’attente.
Zones de détente :
- Aménagez des espaces où les participants peuvent se reposer et se ressourcer loin de l’agitation des jeux et panels.
- Incluez des sièges confortables, peut-être quelques rafraîchissements et des zones calmes pour une relaxation optimale.
Mise en place des salles de jeu :
- Organisez les salles selon les différents types de jeux et activités prévus, en tenant compte de la taille des groupes et du type de jeu.
- Prévoyez un espace suffisant entre les tables pour permettre une circulation aisée des joueurs et des spectateurs.
Isolation sonore des parties :
- Assurez-vous que les zones de jeu intense comme les parties de jeu de rôle ou les tournois soient correctement isolées pour éviter les interférences sonores.
- Utilisez des panneaux d’isolation, des rideaux épais ou des configurations de salle spécifiques pour minimiser le bruit.
Logiciel en ligne pour réserver les parties :
- Mettez en place un système de réservation en ligne où les participants peuvent s’inscrire aux différentes sessions de jeu avant et pendant l’événement.
- Assurez-vous que le système soit facile à utiliser et accessible depuis plusieurs dispositifs.
Matériel pour afficher les artistes invités et les expositions :
- Prévoyez des supports de qualité pour mettre en valeur les œuvres des artistes invités, comme des cadres, des écrans ou des panneaux d’affichage.
- Assurez-vous que chaque artiste dispose de l’espace et des outils nécessaires pour présenter ses travaux de manière professionnelle.
Îlots de table pour les éditeurs :
- Offrez aux éditeurs des espaces bien situés pour qu’ils puissent exposer leurs jeux, livres et autres produits.
- Assurez-vous que ces espaces soient bien éclairés et équipés pour permettre des interactions de qualité entre les éditeurs et les participants.
Câblage et capacité électrique :
- Planifiez soigneusement le besoin en électricité pour supporter tout l’équipement technologique, de l’éclairage aux ordinateurs en passant par les écrans de projection.
- Assurez-vous que le câblage soit sécurisé et discret pour éviter tout risque de trébuchement ou de déconnexion.
En soignant chaque détail de la logistique sur place, vous créerez une expérience immersive et fluide pour tous les participants à votre convention de jeu de rôle.
Création d'un programme de convention JDR
Pour que votre convention de jeu de rôle soit un véritable succès, un programme d’animations diversifié vous donnera de quoi plaire à tous les types de participants, des novices aux vétérans endurcis.
Variété des animations :
- Quizz thématiques : Animez des quizz interactifs portant sur des univers de jeux de rôle populaires, des classiques littéraires aux dernières sorties cinématographiques qui inspirent les jeux. Utilisez des applications de réponse en temps réel pour impliquer le public.
- Démonstrations sur écran géant : Prévoyez des sessions où les participants peuvent observer des experts manipuler les dernières nouveautés en matière de jeux de rôle ou des démonstrations de stratégies avancées.
- Expositions d’artistes et d’auteurs locaux : Développez des espaces dédiés où les talents locaux peuvent présenter leurs œuvres. Organisez des sessions de rencontre pour permettre aux participants d’interagir directement avec les créateurs.
Optimisation du planning :
- Sessions de jeu programmées : Planifiez des créneaux horaires spécifiques pour les jeux, comme de 14h00 à 18h00 et de 20h30 à 00h30, pour permettre à tous de s’organiser et de participer aux activités phares sans se sentir débordés.
- Événements spéciaux en soirée : Organisez des événements de clôture chaque soir, comme un grand jeu de rôle narratif ou un tournoi, qui peuvent servir de points culminants de la journée et donner à chaque participant quelque chose à anticiper avec impatience.
Interactions et engagements :
- Ateliers interactifs : Proposez des ateliers où les participants peuvent apprendre de nouvelles techniques de jeu, créer leurs personnages ou même développer des scénarios avec l’aide de professionnels.
- Tables rondes de discussion : Organisez des discution avec des invités experts, des concepteurs de jeux, et des acteurs du jeu de rôle pour discuter des tendances actuelles, des défis et des évolutions du genre.
Inclusion et accessibilité :
- Activités inclusives : Assurez-vous que votre programme inclut des activités qui sont accessibles à tous les niveaux d’expérience et d’habileté, ainsi que des options adaptées aux participants à mobilité réduite.
- Espaces de détente : Installez des zones où les participants peuvent se relaxer entre les sessions actives, équipées pour recharger les batteries, tant littéralement que métaphoriquement.
Sécurité et l'accessibilité pendant l'évênement
La sécurité pour une convention de jeu de rôle et l’accessibilité sont cruciales pour garantir que tous les participants puissent profiter de votre convention en toute sérénité.
Vérification de l’accessibilité : Assurez-vous que tous les lieux de l’événement sont accessibles aux personnes à mobilité réduite, y compris les entrées, les salles, les scènes, les toilettes et les zones de restauration.
Fournissez des rampes là où les différences de niveau ne peuvent être évitées et des ascenseurs fonctionnels si l’événement est réparti sur plusieurs étages.
Signalétique claire : Installez une signalétique visible et claire pour guider tous les participants vers et à travers les différentes zones de l’événement, y compris les sorties de secours, les zones d’accessibilité et les points d’information.
Sécurité renforcée pour les grands rassemblements : Si l’événement dépasse les 1500 participants, informez la mairie et prévoyez les ajustements nécessaires pour répondre aux exigences locales en matière de sécurité publique. Établissez un poste de secours en collaboration avec des organismes comme la Croix-Rouge ou d’autres associations de secourisme. Ceci est crucial pour assurer une réponse rapide en cas d’accident ou de malaise.
Promotion et publication de l'événement
Pour assurer que votre convention de jeu de rôle capte l’attention et attire un large public, adoptez une approche ludique et engageante pour augmenter votre visibilité en ligne :
Utilisation créative des réseaux sociaux :
- Partagez régulièrement des mises à jour, des images qui racontent la construction de l’événement et des anecdotes. Visez des plateformes comme Discord, Instagram, Facebook, Tik Tok, Twitter, Mastodon. Utilisez des vidéos et des lives pour dynamiser votre communication.
- Créez un hashtag unique pour l’événement, facile à retenir et à utiliser, pour que les participants et les fans puissent partager leurs propres expériences et augmenter la visibilité de l’événement.
Engagement sur des discords, blogs et forums spécialisés :
- Collaborez avec des blogueurs influents dans le domaine des jeux de rôle pour écrire des articles ou des critiques sur votre événement. Offrez-leur un accès exclusif ou des interviews avec les organisateurs pour des insights spéciaux.
- Participez activement à des forums en ligne (Opale rôliste, Casus No,…) et des groupes dédiés aux jeux de rôle pour promouvoir votre convention et répondre directement aux questions des intéressés.
Newsletters ciblées :
- Si vous avez un fichier des clubs de la région, envoyez des mails à votre liste d’abonnés, en incluant des teasers sur les activités prévues, des profils des invités spéciaux…
Collaboration la presse locale et les associations :
Pour étendre votre portée et gagner en crédibilité, une collaboration étroite avec la presse locale et les réseaux associatifs est essentielle :
Partenariat avec la presse locale :
- Tissez des liens avec les journaux, radios, et chaînes de télévision locales pour obtenir une couverture médiatique avant et pendant l’événement. Proposez des histoires intéressantes ou des angles uniques qui peuvent intéresser leur audience.
- Organisez une journée presse ou une visite guidée de l’événement pour les journalistes, leur offrant une expérience immersive qu’ils pourront partager avec leurs lecteurs ou auditeurs.
Engagement avec les associations locales :
- Collaborez avec des associations culturelles et des clubs de jeux locaux pour co-promouvoir l’événement. Ils peuvent aider à diffuser l’information auprès de leurs membres et supporter l’événement par des volontaires ou des activités conjointes.
- Proposez des entrées gratuites ou des avantages spéciaux pour les membres des associations, créant ainsi une valeur ajoutée pour leurs adhérents et favorisant une bonne volonté communautaire.
Intégrer les institutions locales dans la communication :
Engager des institutions locales, comme les maisons de quartier, la mairie, les services de promotion départementale, les médiathèques et les musées peut également jouer un rôle crucial :
Partenariats institutionnels :
- Prenez contact avec la mairie et les services culturels du département pour explorer les possibilités de soutien, qu’il s’agisse d’aides financières, logistiques ou de promotion croisée.
- Les institutions peuvent offrir des espaces publicitaires dans leurs bulletins d’informations, sur leurs sites web ou dans des espaces physiques à forte visibilité.
Programmation conjointe avec médiathèques et musées :
- Proposez des activités en lien avec la convention dans les médiathèques et musées locaux, comme des expositions sur l’histoire des jeux de rôle ou des ateliers de création de personnages.
- Ces activités peuvent servir de préambule à l’événement principal, augmentant l’intérêt et la participation tout en enrichissant l’offre culturelle locale.
Faire le bilan, transformer la convention de jeu de rôle en rendez-vous annuel ?
Après le rideau final de votre convention de jeu de rôle, il est essentiel de faire le bilan pour non seulement célébrer les succès, mais aussi pour apprendre des défis rencontrés. Voici comment transformer une convention unique en un événement incontournable chaque année.
Récolter les retours : Collecter les impressions des participants est crucial pour comprendre l’impact de votre événement. Mettez en place des sondages de satisfaction qui peuvent être remplis en ligne ou sur papier lors de la convention. Demandez des retours spécifiques sur les différents aspects de l’événement : les sessions, l’ambiance, la logistique, et même les idées pour l’année prochaine. Encouragez une critique constructive avec un esprit ouvert.
Si vous décidez de faire de votre convention un rendez-vous annuel, pensez à créer des traditions ou des moments forts qui reviendront chaque année. Cela peut être une cérémonie d’ouverture spéciale, un grand jeu de rôle nocturne, ou des récompenses pour les meilleures tenues ou performances. Ces traditions contribueront à forger une identité unique pour votre convention et renforceront la fidélité des participants.
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