Créer un club de jeu de rôle (JDR) en France : le guide complet

Lancer un club de jeu de rôle (JDR) en France est une aventure excitante qui réunit passionnés de mondes imaginaires et amateurs de quêtes épiques. Que vous soyez un vétéran des dés ou un novice curieux, créer un espace où partager votre passion pour le JDR est incroyablement gratifiant. Voici un guide pratique pour vous aider à créer votre propre club de JDR.

1 - Définir la vision et les objectifs de votre club de jeu de rôle

Comprendre la vision de votre Club

La vision de votre club de JDR est l’ambition à long terme, le rêve que vous souhaitez réaliser. Elle sert de phare, guidant vos actions et décisions. Posez-vous des questions telles que :

Quel type d’expérience souhaitez-vous offrir à vos membres ?
Comment imaginez-vous votre club dans un, trois ou cinq ans ?
Quelles valeurs souhaitez-vous que votre club incarne ?

Déterminer les objectifs spécifiques

Les objectifs sont des étapes concrètes qui vous permettront d’atteindre votre vision. Ils doivent être spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et temporels (critères SMART). Voici quelques exemples d’objectifs pour un club de JDR :

Rassembler une communauté de joueurs expérimentés : Créer un réseau où les vétérans du JDR peuvent partager leurs connaissances, échanger sur des techniques de jeu avancées et participer à des campagnes de haut niveau.
Ouvrir la porte aux débutants : Mettre en place des sessions d’initiation, créer des guides ou des vidéos tutoriels pour les nouveaux joueurs, assurant ainsi une porte d’entrée accueillante au monde du JDR.
Explorer une variété de jeux : Organiser chaque mois une soirée découverte d’un nouveau jeu, permettant ainsi aux membres d’élargir leurs horizons ludiques et de trouver de nouvelles passions.
Se concentrer sur un seul univers : Devenir un club de référence pour un univers spécifique (comme Dungeons & Dragons, Cyberpunk, Warhammer, ou un univers créé par les membres du club), en approfondissant les connaissances et en créant des campagnes uniques.

Impliquer les membres dans la définition de la vision et des objectifs

Une fois que vous avez une idée claire de la direction que vous souhaitez prendre, il est important d’impliquer les membres actuels et potentiels dans ce processus. Organisez une réunion ou un sondage pour recueillir leurs idées et attentes. Cela peut non seulement enrichir votre vision, mais aussi renforcer leur sentiment d’appartenance et leur engagement envers le club.

Adapter et Évoluer

Votre vision et vos objectifs ne sont pas figés. Le monde du JDR est vaste et en constante évolution, tout comme les intérêts et les disponibilités de vos membres. Soyez prêt à réévaluer et à ajuster votre cap pour garder votre club dynamique et pertinent.

En prenant le temps de définir soigneusement la vision et les objectifs de votre club de JDR, vous posez les fondations d’une communauté passionnée et soudée.

2 - Faire connaitre le club & recruter les nouveaux membres

Trouver des membres est une étape cruciale dans la création de votre club de jeu de rôle, car ils en constituent l’essence même et le moteur. Voici comment élargir et enrichir votre recherche pour bâtir une communauté dynamique et engagée.

Maximiser la visibilité sur les sites spécialisés JDR et les réseaux sociaux.

Les plateformes en ligne sont des terrains fertiles pour rencontrer des passionnés de JDR. Pour aller au-delà de la simple publication, envisagez les actions suivantes :

Créez un Hashtag Unique : Inventez un hashtag accrocheur et spécifique à votre club pour faciliter le suivi de vos publications et encourager les partages.
Organisez des Événements Virtuels : Webinaires thématiques geek/jdr, séances de questions-réponses avec des joueurs expérimentés, ou présentations de nouveaux jeux peuvent attirer l’attention et susciter l’intérêt, inviter des auteurs/maison d’édition à présenter leurs jeux.
Partagez du Contenu Engageant : Postez régulièrement des anecdotes de parties, des conseils pour les joueurs, ou des critiques de jeux pour maintenir l’engagement et montrer l’activité de votre club.

Collaborer avec des lieux culturels de votre ville/département.

En plus d’afficher des annonces, développez des partenariats avec des librairies, des boutiques de jeux, et d’autres établissements. Voici quelques stratégies :

Soirées JDR thématiques : Organisez des soirées de jeu dans ces lieux, ouvertes aux clients, pour leur donner un aperçu de l’expérience de jeu et attirer de nouveaux membres.
Dépôt de Flyers personnalisés : Créez des flyers attrayants avec un QR code menant à votre groupe ou page de médias sociaux pour une interaction directe.
Programmes de parrainage : Proposez un système de parrainage où les membres actuels peuvent inviter des amis en échange de récompenses ou avantages au sein du club.

Se faire connaître lors d’événements spécialisés

La participation active à des conventions et événements locaux offre une visibilité inestimable. Pour maximiser votre impact :

Tenir un Stand : Si possible, tenez un stand au nom de votre club lors de ces événements. Cela sert de point de rencontre pour les intéressés et permet de distribuer du matériel promotionnel.
Organiser des Mini-Sessions de JDR : Proposez des sessions de jeu rapides et accessibles pour donner un avant-goût de ce que votre club a à offrir.
Réseau de Contacts : Utilisez ces occasions pour réseauter avec d’autres clubs, des organisateurs d’événements, et des personnalités influentes dans le monde du JDR. Ils peuvent devenir des ambassadeurs de votre club.

Utiliser des plateformes/sites spécialisées

Enfin, ne négligez pas les plateformes dédiées au jeu et au loisir créatif, comme Opale roliste ou encore GPS roliste, où des communautés spécifiques peuvent être en quête de nouveaux groupes et activités. Créer un profil de club sur ces sites peut vous ouvrir les portes à une audience déjà engagée et en recherche active d’expériences de jeu de rôle.

3 - Trouver un local, choisir un lieu de rencontre pour vos rôlistes

Le choix du local influence non seulement l’ambiance des parties, mais également la logistique et l’accessibilité pour les membres. Voici comment approfondir et optimiser la recherche d’un local parfait pour votre club de JDR.

Les maisons des membres du club : Convivialité et Flexibilité

Organiser des rencontres dans les maisons des membres présente plusieurs avantages :

Atmosphère amicale : Jouer dans un espace familier et accueillant peut aider à créer une ambiance immersive et détendue, propice à la créativité.
Flexibilité des horaires : Sans contraintes externes, vous avez la liberté de planifier les sessions selon les disponibilités de chacun.
Économie : Cette option évite les frais de location d’un local.

Cependant, assurez-vous que l’espace est suffisant pour accueillir confortablement le groupe et que tous les membres se sentent à l’aise avec cette configuration.

Les bibliothèques et maisons de quartier : accessibilité et ressources

Ces lieux publics peuvent offrir des espaces adaptés aux groupes, avec plusieurs avantages :

Coût : Souvent gratuits ou proposés à un tarif réduit pour les associations et clubs locaux.
Ressources sur Place : Accès à des ouvrages de référence, internet, et parfois du matériel audiovisuel.
Neutralité : Un lieu neutre peut être plus accessible pour de nouveaux membres qui hésitent à se rendre dans un espace privé.

Il est important de réserver à l’avance et de se renseigner sur les règles d’utilisation, notamment les horaires de fermeture et les éventuelles restrictions.

Les cafés et boutiques de jeux : dynamisme et soutien

Collaborer avec des cafés et boutiques de jeux présente des bénéfices uniques :

Ambiance ludique : Ces lieux sont conçus pour les jeux, offrant souvent des tables spacieuses et un cadre inspirant.
Soutien au commerce local : En consommant sur place, votre club soutient l’économie locale et tisse des liens avec les commerçants.
Publicité croisée : Les établissements peuvent promouvoir votre club auprès de leur clientèle et vice versa.

Pour cette option, discutez des arrangements possibles avec le propriétaire, comme des réservations régulières ou des réductions pour les membres du club.

Autres options à explorer

Espaces de coworking : Certains espaces de coworking offrent des tarifs avantageux pour les soirées et les weekends, et peuvent être une option moderne et bien équipée. Attention cela à forcément un impact sur les cotisations…
Universités et Écoles : Avec l’accord des institutions, il est parfois possible d’utiliser des salles de classe ou des amphithéâtres en dehors des heures de cours.
Parcs et Espaces Verts : Pour les mois d’été, envisagez des sessions en plein air, dans des parcs ou des jardins publics, pour une expérience de jeu unique.

Conseils pour la recherche

Évaluez les Besoins : Taille du groupe, fréquence des rencontres, accessibilité et équipements nécessaires sont des critères clés.
Communiquez Clairement : Lorsque vous approchez des lieux potentiels, soyez clair sur vos besoins, la nature de vos activités, et comment vous comptez gérer l’espace.
Considérez les Contraintes : Horaires, bruit, besoin d’accessibilité et consommation sur place sont des aspects à discuter pour éviter les malentendus.

4 - Planifier les parties et garder le lien dans votre club de JDR

Dans la vie d’un club de jeu de rôle, la coordination et la communication sont essentielles pour une expérience fluide et immersive. Divers outils en ligne peuvent aider à planifier les sessions de jeu, gérer les campagnes, et maintenir le lien entre les membres de votre club.
Les meilleures ressources en ligne pour enrichir votre club de JDR :

Discord : Au cœur des échanges
Devenu rapidement essentiel pour les aficionados du JDR, Discord offre la possibilité de créer des espaces de discussion où les joueurs peuvent échanger, partager des documents et même jouer via des appels audio ou vidéo. Idéal pour structurer vos conversations, cet outil permet aux meneurs de jeu de mettre en place des canaux dédiés aux différentes aventures, aux annonces importantes ou encore aux échanges informels entre parties. Et cerise sur le gâteau, on peut maintenant créer des sections forums pour ceux qui voudraient garder les résumées de parties…

Doodle/Framadate : L’art de synchroniser les agendas
La programmation des sessions de JDR peut s’avérer complexe, face à des emplois du temps bien remplis. Doodle vient à la rescousse en permettant à chaque membre d’indiquer ses disponibilités sur un calendrier partagé, simplifiant ainsi la recherche de créneaux communs pour tous.

Google Drive : Centraliser vos documents
Google Drive se révèle être l’outil parfait pour regrouper en un seul endroit toutes les ressources nécessaires au jeu : fiches de personnages, manuels, cartes, et mémos de l’aventure. La facilité d’accès et la collaboration en temps réel sur les documents rendent cet outil indispensable pour préparer et suivre les séances de jeu.

Roll20 / Foundry VTT : L’expérience du JDR, sans frontières
Roll20 & Foundry VTT sont des plateformes conçues pour jouer à des jeux de rôle en ligne, offrant la possibilité de se plonger dans des aventures, où que l’on soit. Grâce à ses fonctionnalités telles que les plans interactifs, les fiches de personnage digitalisées et les lancers de dés virtuels, les VTTs tentent de reproduire fidèlement l’ambiance d’une table de jeu traditionnelle, idéal pour maintenir l’activité du club même à distance. C’est également pratique lors des parties de démonstration de votre association pour donner un support visuel ou un contexte pour vos visiteurs.

Trello : Piloter vos campagnes avec aisance
Trello, grâce à son système intuitif de tableaux et de cartes, se prête merveilleusement bien à la gestion des campagnes de JDR. Que ce soit pour suivre le déroulement de l’histoire, organiser des missions annexes ou tenir à jour la liste des personnages non-joueurs, chaque carte peut être enrichie de détails, d’images et de checklists, facilitant ainsi la tâche du meneur de jeu.

En adoptant ces outils numériques, vous optimiserez l’organisation de votre club de JDR, améliorerez la communication entre ses membres, et garantirez un historique lisible pour les nouveaux membres.

5 - Formaliser votre club en association loi 1901 : une étape vers la reconnaissance et le soutien

L’évolution de votre club de jeu de rôle vers une structure plus formelle est une démarche importante dans la vie de votre communauté ludique et elle peut ouvrir de nouvelles portes. L’enregistrement en tant qu’association loi 1901 n’est pas seulement une formalité, c’est un pas vers une reconnaissance officielle, facilitant l’organisation, l’expansion et la sécurisation de vos activités.

Les démarches d’enregistrement

1. Rédiger les statuts de l’association : Ce document fondateur doit décrire l’objet de l’association, son nom, son siège social, ainsi que les règles de fonctionnement interne (adhésion, assemblées générales, etc.). Il s’agit de la colonne vertébrale de votre association, qui définira ses principes et ses objectifs.

2. Constituer un bureau : L’association doit avoir au minimum un président, un trésorier et un secrétaire. Ces rôles peuvent être répartis parmi les membres fondateurs et seront essentiels pour la prise de décisions et la gestion quotidienne.

3. Déclarer l’association : La déclaration se fait directement en ligne et c’est devenu très rapide, le site pour les associations gouv.fr fait le lien auprès de la préfecture ou de la sous-préfecture du siège social de l’association. Vous pouvez trouver en ligne des exemples et des modèles, ne réinventez pas la roue !

Les avantages d’être une association loi 1901

Cadre légal clair : En tant qu’association déclarée, votre club bénéficie d’une reconnaissance officielle qui facilite les interactions avec les institutions, les banques, et les autres organisations.

Organisation d’événements facilitée : Que ce soit pour louer un local, organiser des tournois ou des rencontres publiques, le statut d’association simplifie grandement les démarches administratives et logistiques.

Accès aux subventions : Les associations peuvent prétendre à des aides financières provenant des collectivités territoriales, de l’État, ou d’organismes privés. Ces fonds peuvent soutenir vos projets, l’achat de matériel, ou l’organisation d’événements spéciaux.

Assurance : Il est plus aisé pour une association de souscrire à des assurances couvrant les activités et les membres, une protection non négligeable pour tout ce qui concerne la responsabilité civile.

Cohésion et visibilité : Le processus de formalisation renforce le sentiment d’appartenance de vos membres et offre une visibilité accrue auprès du public et d’autres associations similaires.

Créer un cadre accueillant pour vos rôlistes

Adaptation aux différents ages et expériences

Tranches d’âge spécifiques : Organisez vos sessions en tenant compte des tranches d’âge, avec des contenus adaptés pour garantir l’engagement de tous. Les sessions pour les jeunes joueurs devraient être supervisées pour assurer un environnement sûr et approprié, tandis que celles destinées aux adultes peuvent aborder des thèmes plus complexes et matures. De nombreux rôlistes ont des enfants, envisagez des après-midi jeu de rôle pour enfant une fois par trimestre…
Variété des catégories de jeu : Offrez un éventail de genres (med fan, contemporain, horreur,…) et niveaux de difficulté de règles pour répondre aux divers intérêts et niveaux d’expérience de vos membres. Une description claire de chaque scénario one shot ou campagne aidera les membres à choisir celle qui correspond le mieux à leurs attentes.

Favoriser l’intégration des nouveaux membres

Sessions d’Introduction : Menez des sessions régulières pour initier les novices aux bases du JDR, en utilisant des scénarios simples pour faciliter leur intégration dans le monde du jeu de rôle.
Système de Parrainage : Encouragez les rôlistes expérimentés à guider les nouveaux venus, créant ainsi un réseau de soutien et renforçant le sentiment de communauté.

Promouvoir la diversité et la rotation des jeux

Rotation des Maîtres de Jeu : Incitez à la rotation des MJ pour varier les expériences ludiques. Chaque MJ apporte une perspective et un style uniques, contribuant à enrichir le jeu collectif.
Tables ouvertes : Mettez en place des sessions ouvertes permettant à tous les membres de s’inscrire pour jouer ensemble, facilitant ainsi la découverte de nouveaux jeux et la rencontre entre joueurs.

Gestion des dynamiques de groupe

Gestion des Frustrations : Abordez avec diplomatie les préférences et les frustrations qui peuvent surgir, en favorisant un dialogue ouvert et constructif. Organisez des discussions pour résoudre collectivement les tensions, en s’assurant que chaque voix soit entendue.

Mise en place de règles de base

Code de Conduite : Établissez un code clair privilégiant le respect, la volonté d’être à l’écoute et un cadre sécurisé pour tous. Ce code devra couvrir le comportement attendu en jeu comme en dehors, et prévoir des procédures pour signaler les comportements inappropriés.
Consentement et Confort : Implémentez des mécanismes permettant aux joueurs de communiquer leurs limites personnelles, assurant ainsi que les thèmes abordés restent confortables pour tous.

Responsables/facilitateurs identifiables et accès aux MJ expérimentés

Les facilitateurs du Club : Nommez des membres responsables, facilement identifiables, vers qui se tourner en cas de besoin ou pour exprimer des préoccupations. Cela contribue à maintenir un environnement sûr et accueillant.
Accessibilité aux Nouveaux Joueurs : Bien que toutes les parties ne soient pas ouvertes aux débutants, veillez à ce qu’au moins une session soit disponible pour eux, notamment celles dirigées par des MJ expérimentés, afin de garantir une expérience enrichissante pour les nouveaux membres.

Bonus : Gestion financière et matérielle d'un club de JDR

La gestion des ressources est cruciale pour le bon fonctionnement et la pérennité de votre club de jeu de rôle. Voici comment aborder efficacement ces éléments.

Gérer les finances :

Cotisations : Fixer une cotisation annuelle entre 5 et 20 euros peut aider à couvrir les dépenses courantes du club. Cette somme modique rend l’adhésion accessible tout en contribuant au budget.
Snacks et Boissons : Proposer des snacks pendant les parties peut améliorer l’expérience de jeu tout en générant des revenus supplémentaires. Une caisse destinée à ces ventes peut être gérée par le trésorier.
Soutien Local : Les mairies et maisons culturelles peuvent offrir des subventions ou des espaces gratuits pour vos activités. N’hésitez pas à les solliciter pour obtenir un appui financier ou logistique.
Compte Bancaire et Soutien des Banques : Ouvrir un compte bancaire au nom de l’association permet de gérer les finances de manière transparente. Certaines banques proposent des conditions avantageuses pour les associations, comme des frais réduits ou des aides financières pour les projets.
Partenariat avec Boutiques de JDR : Collaborer avec une boutique spécialisée peut apporter des avantages mutuels, comme des réductions pour les membres ou une commission sur les ventes réalisées grâce au club.
Solutions de Paiement : Utiliser des plateformes comme HelloAsso pour les cotisations facilite la gestion des paiements et libère du temps pour l’organisation des activités.

Gestion le matériel du club de JDR :

Fournitures de Base : Stockez des feuilles, des crayons, des tableaux effaçables de différentes tailles pour les joueurs et les MJ, ainsi que des marqueurs. Ces éléments sont essentiels pour le déroulement des parties.
Snacks/Boissons : Une caisse spécifique pour la gestion des ventes de snacks et boissons peut aider à maintenir l’ordre et la transparence financière.
Kits de Démarrage : Proposez des lots de dés et de cartes pour les nouveaux joueurs, avec une couleur unique pour chaque lot afin d’éviter les confusions.
Fond de Jeux : Constituez une bibliothèque de base pour l’association, incluant des kits de découverte gratuits et des exemplaires de démonstration. N’hésitez pas à contacter les éditeurs beaucoup viennent à la base des clubs de JDR et parfois ils sponsorisent le milieu rôliste ou y voient un moyen de faire le pub.
Gestion de la Caisse : Pour les paiements physiques, une caisse fermée sous la responsabilité du trésorier ou un dispositif de paiement électronique comme SumUp (1,7% de commission) peut sécuriser les transactions.